Hier liest du in 3 Minuten, was Online-Meetings, -Workshops oder Telkos zu guten Veranstaltungen macht. Alles über Zielsetzung, Moderation, Rollenverteilung, gutes Zeitmanagement etc.
Regeln & Tipps
für erfolgreiche Online-Meetings.
1) Klare Zieldefinition
Wann ist das Meeting ein erfolgreiches Meeting? Welche Punkte wollen wir ansprechen? Was wollen wir klären? Sind diese Fragen gleich zu Beginn angesprochen und von allen akzeptiert, ist der Grundstein für ein Online-Meeting gelegt, das Sinn macht.
2) Konsequente Moderation
Die Erfahrungen aus „echten“ Workshops, digitalen Meetings und Telefonkonferenzen: Der zentrale Erfolgsfaktor für ein Meeting ist die Steuerung und Moderation. Und damit die Rollenverteilung in einem Meeting. Wer ist Einlader*in? Wer ist Moderator*in? Welche Rolle hat jede/r Teilnehmer*in?
3) Ausgewählte, wenige Teilnehmer*innen
Welche Personen, welche Kompetenzen brauchen wir für die definierte Zielsetzung? Und vielleicht wichtiger: Wen brauchen wir nicht? Faustregel: Ab 8 Leuten wird es schwierig.
4) Dank guter Agenda sind alle vorbereitet
Die Agenda wird rechtzeitig verteilt, jeder kennt die Ziele des Meetings, seine Rolle und Aufgaben. Faustregel: kurz und knackig.
5) Verlässliches Zeitmanagement
Eine Rolle des Moderators ist, genau auf die kostbare Zeit der Teilnehmer zu achten. Das Meeting beginnt und endet pünktlich. Wenn Teilnehmer innerhalb des Meetings dazu geschaltet werden, wird noch genauer auf die Taktung der Slots geachtet.
6) Das nächste Meeting gleich mitplanen
Gibt es Folgemeetings, kann die Gruppe gemeinsam kurz Termine, Inhalte und Verantwortlichkeiten definieren, das spart viel Zeit und Energie bei der Vorbereitung.
7) Wertschätzender Umgang untereinander
Lebendige Diskussionen sind online herausfordernder . Es ist hilfreich, wenn die Gruppe deshalb eine grundsätzlich neugierig wertschätzende Haltung vereinbart. Denken alle im Sinne von „vielleicht ist das ja eine gute Idee“, „vielleicht hat sie ja recht“, entstehen viele Konflikte nicht. Sich höflich verhalten, kurzfassen, ausreden lassen. Die / der Moderator*in fragt nach, fasst zusammen, sorgt für Commitment, fokussiert auf offene Fragen und Ergebnisse.
8) Kurzes Ergebnis-Protokoll
Ein Meeting ist immer nur so gut wie das Protokoll. Ein gutes Protokoll ist kurz, übersichtlich, auch für Nicht-Teilnehmer nachvollziehbar. Und alle wissen, welche Aufgaben sie bis wann erledigen werden.
9) Habe einen Plan B
Last but not least: Funktionierende Technik: Plattform wie Zoom, Skype oder MS Teams für alle zugänglich und verständlich wählen. Und festlegen, wer wie per Kamera, Mikro oder geteiltem Screen eingebunden wird. Und da auf die Technik ist nicht immer Verlass ist: Immer mitplanen: Welche Alternativen sind schnell greifbar? Andere Technologie wählen, Technikpause einlegen, telefonieren …